Comment manager des équipes dans un contexte hybride ?

Avant le confinement de mars 2020, le télétravail progressait lentement mais sûrement en entreprise tout en restant souvent réservé à des situations spécifiques. Sa généralisation durant plusieurs mois a grandement bouleversé les habitudes des salariés, RH et managers, en montrant que les différents acteurs du monde du travail étaient très inégalement préparés. Aujourd’hui, encore en pleine période de Covid-19, vous vous trouvez à gérer vos collaborateurs dans un contexte hybride : en télétravail complet ou partiel. Voici 6 conseils pour manager efficacement votre équipe à distance.

Mettez en place des outils collaboratifs !

Dans une configuration où il va vous être nécessaire de faciliter la collaboration entre vos télétravailleurs malgré une interaction distancielle, il vous faut des instruments adaptés. Tout d’abord, un agenda électronique partagé vous permettra d’avoir sous les yeux les disponibilités de chacun. C’est absolument indispensable pour éviter de perdre du temps et pour organiser des réunions virtuelles ou en présentiel. Autre précieux support : un forum de discussions où vos collaborateurs peuvent échanger leurs astuces concernant le télétravail et trouver des données et documents pouvant servir à tous. Des outils de visioconférence comme Teams, Zoom ou Slack sont également la clé du management collaboratif réussi à distance.

Définissez un savoir-vivre du télétravail

Afin d’éviter tout malentendu, manquement ou désorganisation, vous devez établir clairement avec vos télétravailleurs des règles du jeu sur votre pratique commune du télétravail. Vous mettrez en place, par exemple, la façon de procéder pour un collègue n’ayant pu assister à une réunion pour qu’il reçoive les informations indispensables. Vous devez définir aussi la fixation des plages de disponibilité et la répartition des jours de télétravail dans votre service. À vous d’endosser un double rôle : celui du manager qui coordonne avec bienveillance ce savoir-vivre tout en étant celui qui rappelle régulièrement ces règles établies en commun.

Communiquez une feuille de route claire

Rien de pire pour un travailleur à distance de ne pas comprendre le sens de ce qu’il fait ou les contours des tâches assignées. Il vous faut donc bien prendre le temps de fixer les objectifs à atteindre pour chacun de vos collaborateurs. Si vous décelez un flottement dans la réception d’une mission, n’hésitez pas à joindre directement par téléphone vos télétravailleurs pour expliciter tel ou tel point resté obscur. Si nécessaire, utilisez des logiciels de gestion de tâches qui permettent à chacun de visualiser la progression des travaux effectués, de vérifier la répartition des compétences et de suivre l’avancée des projets. Rien de plus motivant pour une équipe de voir que cela avance. Et dans le bon sens !

Établissez un nouveau contrat de confiance

En tant que manager, vous êtes habitué à avoir sous les yeux vos collaborateurs. Soudain, ceux-ci se trouvent être « dématérialisés » ailleurs, chez eux ou, qui sait, dehors au soleil, après s’y être mis avec 15 minutes de retard. Vous devez accepter de ne plus être en contrôle de tout. Cette liberté nouvelle pour eux est encadrée par votre feuille de route expliquée à tous et donc validée. Votre équipe responsabilisée sait désormais qu’elle doit optimiser la gestion de son temps et qu’elle sera jugée sur la réussite de ses missions. Cela permet à chacun de se sentir mieux, plus épanoui, et plus productif pour l’équipe et vous, le manager à distance.

Travaillez votre communication directe

La configuration du télétravail semble vous obliger à favoriser la communication par écrit. C’est effectivement un bon moyen de formaliser des idées ou des directives. Un message possède aussi l’avantage de pouvoir être lu et relu a posteriori par son destinataire. Il laisse également une preuve des engagements demandés et pris. Il faut toutefois ne pas rompre un élément indispensable avec votre télétravailleur : le lien humain.

C’est pourquoi il est parfois nécessaire de recourir au téléphone ou à la visioconférence. Cela vous permet non seulement de jauger de l’état de votre collaborateur (fatigue, stress), mais également de lui montrer votre soutien et intérêt dans son travail. La communication directe favorise enfin l’accompagnement de vos télétravailleurs dans leur quotidien : vous entendez rapidement leurs problèmes et prenez les décisions adéquates. Suivre la météo de votre équipe est fondamental pour manager à distance. En fonction, vous pourrez éventuellement prévoir des entretiens individuels avec les collaborateurs qui en ont le plus besoin suite à une période de télétravail.

Maintenez un esprit d’équipe… même à distance

En télétravail, le risque est le délitement des liens sociaux. À vous d’être le pivot de votre tribu afin que votre équipe reste unie. Pour faire perdurer ce sentiment d’appartenance, instaurez des rituels. Une réunion hebdo permet de faire le point et de créer une cohésion et une dynamique de groupe. Pour remplacer les rencontres autour de la machine à café, proposez à heure fixe des pauses virtuelles durant lesquelles vos télétravailleurs peuvent se connecter pour échanger. En réinventant un moment de partage, ce rendez-vous va recréer ce précieux sentiment d’adhésion à votre équipe.