Comment préparer un entretien individuel ?

Pour votre entreprise, fin d’année rime avec bilan ! Outre l’aspect financier, les dirigeants en profitent pour faire un point sur l’organisation du travail et les performances de leurs collaborateurs. L’entretien individuel annuel est l’occasion pour vous d’échanger avec chaque salarié. En quoi consiste cette entrevue ? Comment devez-vous vous préparer pour mener ces entrevues et quels bénéfices en tirer ? Voici l’essentiel à retenir.

L’entretien annuel, qu’est-ce que c’est ?

À ne pas confondre avec l’entretien professionnel, l’entretien annuel d’évaluation consiste à dresser un bilan de l’année écoulée. Le chef d’entreprise, le manager d’équipe ou le DRH profite de cette occasion pour aborder plusieurs sujets avec ses collaborateurs. L’objectif principal est d’évaluer le travail et les performances de chaque salarié. Le responsable évoque aussi bien les compétences acquises, que les aspects négatifs et les points à améliorer. L’échange peut également permettre aux employés d’émettre un avis sur les méthodes de management ou sur l’ambiance au sein de l’entreprise. Enfin, l’entretien d’évaluation donne la possibilité à chacun d’exprimer ses attentes ou de parler des objectifs pour l’année à venir.

En tant que responsable du personnel, vous n’avez jamais proposé d’entretien annuel à vos collaborateurs ? Rassurez-vous, il ne s’agit pas d’une obligation légale prévue par le Code du travail. Toutefois, des accords de branche ou des conventions collectives peuvent rendre l’entretien d’évaluation obligatoire dans certaines entreprises.

Dans ce cas, vous devrez convoquer tous les employés de la société. En outre, aucun d’eux ne pourra refuser de participer à l’échange. Concernant le déroulement des entrevues, chaque salarié devra connaître à l’avance les critères d’évaluation et les sujets abordés.

Comment vous préparer pour mener un entretien annuel ?

Mener des entretiens individuels avec ses collaborateurs exige une bonne préparation. La première étape consiste à élaborer un planning pour réaliser ces entrevues dans des conditions favorables. Choisissez les moments durant lesquels l’activité sera moins intense. De même, prévoyez des créneaux horaires assez longs afin de prendre le temps d’échanger avec chaque employé.

La seconde étape est de déterminer les principaux critères à évaluer. Référez-vous aux fiches de poste, aux objectifs fixés et aux performances réalisées. Établissez une grille répertoriant tous les éléments à comparer. Gardez à l’esprit que le système d’évaluation doit rester clair et précis. Préparez aussi tous les documents qui vous semblent utiles concernant la société ou le parcours du salarié.

Enfin, prévenez vos collaborateurs au minimum huit jours avant la date du rendez-vous. Ils pourront ainsi se mettre en condition et réfléchir aux sujets qu’ils souhaiteraient aborder avec vous. Pensez à leur fournir toutes les informations nécessaires (les critères évalués, le lieu, la date et l’heure de la rencontre, etc.).

Comment créer un moment d’échange productif lors d’un entretien individuel ?

La réussite de l’entretien individuel dépend de la préparation, ainsi que de la qualité de l’échange. Pour que cette rencontre soit productive, vous devez instaurer un climat de confiance entre vos salariés et vous. Tentez de créer une atmosphère conviviale afin d’amener votre interlocuteur à s’ouvrir plus facilement. Vous pouvez effectuer ensemble un bilan global de l’année, par rapport aux objectifs fixés lors du précédent entretien annuel. Profitez de l’occasion pour mettre en valeur les qualités et les compétences de votre collaborateur. Proposez-lui de participer de façon active grâce à un système d’auto-évaluation par exemple. Il prendra conscience des points à améliorer et acceptera mieux les remarques négatives. Questionnez-le afin de recueillir ses impressions sur l’organisation de l’entreprise, l’ambiance, les méthodes de management, etc.

Entretien individuel : de nombreux bienfaits et enjeux pour votre entreprise et vos salariés

L’entretien individuel annuel affiche plusieurs objectifs. Les enjeux dépendent de vos besoins. En tant que responsable des ressources humaines, vous souhaitez peut-être améliorer la communication entre les salariés et la hiérarchie. Si vous êtes chef d’entreprise, votre but consiste essentiellement à ce que les objectifs fixés soient atteints.

Les bénéfices apportés par ces entretiens individuels concernent aussi bien l’entreprise que les collaborateurs. Ces temps d’échange permettent aux supérieurs hiérarchiques de trouver des pistes d’amélioration pour favoriser le bien-être des salariés. Pour les employés, c’est l’occasion de découvrir leurs points forts et de déterminer quels sont les progrès à réaliser. Ils peuvent éventuellement profiter de cette rencontre pour demander des informations sur l’accès à la formation.